今や、ビジネスにはなくてはならないパソコン。
膨大なデータを扱う事ができたり、ファイルに分けて管理できたりしますね。
ただ、中にはデスクトップがファイルで一杯になっている人が…
側から見ると「ちゃんと整理すればいいのに…」と感じてしまいます。
デスクトップがファイルで埋め尽くされている人の悪習慣を改善していきましょう。
パソコンを頻繁に使う人でも、整理する人は少数派？
最近は、カフェなどに小型パソコンを持ち込んで、いつでもどこでも颯爽を仕事をこなす「ノマドワーカー」と呼ばれるビジネスパーソンが増えています。
普段、パソコンを持ち歩かない私にとって、何だかカッコよくて、まぶしい存在です。
コーヒーを飲みながら、テキパキとキーボードを叩いている彼ら。
その間に電話がかかってくると、肩に携帯を挟んで、それでもキーボードを叩き続ける。
「はいその件ですね。そちらでしたら、間もなく御社にご提案書をお送りいたします」とかなんとか言う、そんな姿に憧れてしまうのです。
だから私は、カフェなどでパソコンをカタカタ打っている人がいると、相手が男性でも女性でも、なるべく近くの席に座る事にしています。
そして、彼らの仕事ぶりをそっと観察している…
側から見ると、のぞき魔のように怪しい人に見えますが、ただ単にノマドワーカーの仕事スタイルに憧れているだけなんです。
しかし、たまにデスクトップがファイルで埋め尽くされているのを見て、「あ〜あ…」とがっかりさせられる事があります。
これまでの経験上、デスクトップがファイルで埋め尽くされている人は、高い確率で「お金が貯まらない人」だからです。
デスクトップは、その人の頭の中を表す
あなたも、今すぐに自分のパソコンのデスクトップを見て欲しい。
壁紙が判別できないほど、膨大なファイルで埋め尽くされてはいませんか？
それらが無秩序に、思いつくままに並んではいませんか？
データを探す時に、まるで百人一首のように、目を凝らしてデスクトップ上を探してはいませんか？
デスクトップというのは、確かにとても便利な場所です。
データファイルをつくって、「とりあえず」置いておく事ができる。
ファイルが３〜５個程度のうちは、すぐに見つけられます。
しかし、１０も２０もファイルが増えていくと、何がどこにあるのか、探し出すだけでも時間がかかってしまう。
きちんとフォルダごとに整理して、必要な時に素早く開けるようファイリングしていなければ、仕事がスムーズに進みません。
それどころか、いつか取り返しのつかないミスを犯してしまう可能性もあります。
デスクトップがゴチャゴチャしている人は、頭の中までゴチャゴチャなものです。
仕事でミスをしなくなければ、デスクトップを整理するとともに、頭の中までクリーンにしておく必要があります。
そうすればおのずと仕事がはかどり、人から信頼され、給料がアップし、お金も貯まっていく。
ここで「面倒くさい」などと言っていては、あなたは一生お金に縁のない生活を送る事になってしまいます。
このデスクトップを整理するには、いくつかコツがある。
まずは、デスクトップ以外に「保存場所」を作っておく事です。
Windowsであれば、自動的にマイドキュメントといったフォルダが作られる。
それ以外にも自分用のフォルダを作ってもいいですが、とにかく「ファイルは必ずそこに保存する」と決めてしまうのです。
こうすれば、デスクトップに置くのはショートカットだけにできる。
ファイルそのものを置くのではなく、そのファイルを開く為のリンクだけを置くという訳です。
また、ファイルを保存する時には必ず「フォルダ分け」をしておきましょう。
同じプロジェクトに関するファイルは、同じフォルダにまとめます。
これだけで、ファイル探しに費やす時間は大幅に削減できます。
さらにファイル名のつけ方にも、自分流のルールを作りましょう。
WindowsにしろMacにしろ、基本的には名前順にファイル名が並びます。
ファイル名のつけ方さえ工夫すれば、勝手に画面が見やすくなるのです。
私の友人は、ファイル名の前半にプロジェクト名、後半にファイルの中身といったルールを作っていた。
「Ｒ社プロジェクト_見積書.doc」「Ｒ社プロジェクト_見積書.xls」といった具合。
これならファイル名を見た途端、中身までおおよその見当がつくはずです。
まとめ
どんなに敏腕なビジネスマンであっても、パソコンのデスクトップがファイルで埋め尽くされている人は、高い確率で「お金が貯まらない人」というイメージがついてしまいます。
実際に、デスクトップがゴチャゴチャしていると、無駄な時間をかけてしまったり、仕事がスムーズに進まなかったりと、頭の中までゴチャゴチャに。
そうならない為にも、保存用のフォルダを作っておき「ファイルは必ずそこに保存する」と決めておきましょう。
また、フォルダ分けやフォルダ名なども自分流に工夫すれば、さらに見やすくなり、ミスなく仕事がはかどるようになりますよ。
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